Kender du det, at administrative procedurer gør selv små ting så besværlige, at du giver op på forhånd? Og at selvom de, der har fundet på systemerne, måske synes der er mening i galskaben, forekommer det dig selv mere, at der er galskab i meningen?
Når regler bliver vigtigere end initiativ og resultater
En tidligere leder bad mig engang arrangere en workshop for nogle kollegaer. Kontoret var helt tomt for kreative materialer, så jeg hoppede glad i bilen og kørte til den nærmeste kontorforsyning. Hvor jeg ikke kunne få lov at tage så meget som et viskelæder med tilbage uden en rekvisition. Uanset, at jeg havde både kontanter og betalingskort, og rigelig råd til at lægge ud (det var ikke i Danmark).
Da jeg kom slukøret tilbage, skjulte min leders sekretær diskret et lille smil, inden hun tålmodigt forklarede mig virksomhedens indkøbspolitik. Som menig ansat kunne man ikke bare sådan tage initiativ og forvente at få refusion og accept på bagkanten. Der var en fast procedure for den slags, som skulle følges uanset anskaffelsens omfang. Nu da jeg spurgte, ville hun da hjertens gerne hjælpe mig med at udfylde de fornødne formularer (det tog sin tid).
Selvsagt tog jeg aldrig et tilsvarende initiativ igen.
Sig ”nej” til regelimpulsen
Stifterne af virksomheden bag teamværtøjet Basecamp, lancerede i bogen ReWork bl.a. metaforen ”organisatorisk arvæv” om regler og procedurer, der i deres optik ofte opstår som formalisering af overreaktioner på unikke situationer, som næppe vil gentage sig eller i øvrigt længere er relevante – trods vandrehistorier om ”dengang, det var ved at gå helt galt”.
Og ligesom f.eks. muskelvæv efter en sportsskade, bliver arvævet måske nok lige så stærkt igen som de oprindelige muskelfibre, men det er stift og bliver aldrig lige så bevægeligt som før. Det er bedre at bevare roen og modstå iveren for at indføre en ny regel.
Som forfatterne siger: Bare fordi en medarbejder møder op i shorts en varm sommerdag (hvor det ikke er velset), behøver vi ikke straks underkaste alle en dresscode. Måske skal vi bare diskret bede John tage lange bukser på i morgen.
Så første forsvarslinje i bevarelse af organisationens bevægelighed er derfor at søge at sige ”nej”, når regelimpulsen melder sig.
Bekæmp din organisations BMI
Som du måske har oplevet på egen krop – måske endda bogstaveligt - er dette desværre ikke altid tilstrækkeligt. Harvard forskerne Gary Hamel og Michele Zanini analyserer i deres herlige kampskrift ”Humanocracy: Creating Organizations as Amazing as the People Inside them”, hvordan bureaukratiets rødder stikker meget dybere end manglende impulskontrol.
Med reference til sociologen Max Weber beskriver de de mange fordele ved den regelbundne organisationsform. Især i forhold til, hvad der historisk gik forud. Et moderne bureaukrati beskytter den enkelte mod overgreb fra magthavere, der ellers kun er bundet af deres egne tilfældige indfald; skaber effektivitet og tryghed gennem klare beslutningsregler og klar rollefordeling; og sikrer koordinerede, konsistente præstationer i overensstemmelse med overordnede mål. I den forstand, at bureaukratiet søger at beskytte os mod nogle af menneskets skyggesider, opfatter Weber derfor dets ”inhumanitet” som et gode.
Desværre fører dette ofte også til en tilsvarende dehumanisering af den enkelte, med urealistiske krav til medlemmerne rundt om i organisationen, og med deraf følgende uproduktive magtspil, mistrivsel og manglende engagement. Ikke mindst bestyrker det en centraliseret model for beslutningstagning og ressourceallokering, som simpelthen ikke kan bevæge sig hurtigt nok i mødet med en stadig mere omskiftelig omverden. Vi kan prøve at møde forandringen gennem hyppige omorganiseringer, men det er for dyrt, for langsomt og for demotiverende.
De to forskere anbefaler i stedet, at vi skifter fokus fra at maksimere kontrol til at maksimere den enkeltes bidrag, og foreslår en række ting, vi kan prøve. Den enkelte leder kan f.eks. tage deres ”detox for bureaucrats” kur, organisationen kan følge udviklingen i sit ”Bureaucratic Mass Index (BMI)”, og vi kan alle gennemføre prøvehandlinger af modtræk mod de administrative sten, der aktuelt trykker værst i skoen.
Gør det igen og igen
I vores Klog På Flow foredragsrække taler vi bl.a. om at indføre et jævnligt ”serviceeftersyn” af hver arbejdsgruppe eller -område, hvor et af de faste punkter er at adressere regler, aftaler og procedurer, der enten hjælper eller hindrer os. I det konkrete tilfælde er vi inspireret af Kanban verdenens STATIK metode. Men den vigtige pointe er, at med de nye arbejdsformer har vi allerede et forudsigeligt mønster af tilbagevendende begivenheder. Hvis vi sætter ”regelrenovering” på som fast punkt med jævne mellemrum, har vi derfor en chance for at holde regelvældet på afstand, uden at måtte udvise overmenneskelig impulskontrol, og uden overdreven dramatik.
Problemet er selvskabt, så vi kan selv løse det
Ifølge Hamel og Vanini er bureaukratiets beskidte hemmelighed, at det langt henad vejen er selvskabt, selv i brancher underlagt streng, ekstern regulering. Så spørg f.eks i din ledelsesgruppe:
Hvordan kan vi styrke vores evne til at modstå impulsen til at indføre flere, stive regler, som rygmarvsreaktion på uforudsete hændelser?
Hvad er vores organisations ”Bureaucratic Mass Index (BMI)” i dag, hvor skal det hen i morgen, og hvordan kommer vi derhen?
Hvilke opmærksomheder kan vi hver for sig, og i fællesskab, have på ledelsesadfærd der befæster stivhed og bureaukrati, men hæmmer engagement og tilpasningsdygtighed?
Hvordan kan vi blive bedre til at udnytte tilbagevendende anledninger til at give aftaler, regler og procedurer et ”serviceeftersyn”?
Hvordan kan vi tilskynde til safe-to-fail prøvehandlinger, som kan vise vejen til en organisation, der i endnu højere grad frisætter energi og engagement - uden at sætte kontrol og koordinering over styr?
Hvordan vil I i det hele taget modvirke administrativt ”arvæv”, der hæmmer jeres organisations evne til at møde forandringen som en mulighed?
Ulrik H. Gade
Jeg er på LinkedIn - du er velkommen til at stille spørgsmål og kommentere.Vil I vide mere? Se Klog på Flow workshops, foredrag og aktionslæringsforløb om flow-effektiv ledelse. Du kan også følge med i Podcasten Klog på flow.