Dengang, jeg troede, jeg skulle jeg være forsker, stødte jeg på udtrykket ”dæmonisk vilde kontingenser” om, hvordan livet i organisationer ofte kan opleves. Der er altid noget i vejen, når vi forsøger at få noget udrettet, og virkeligheden spænder ofte ben for selv de bedst forberedte planer og mest omhyggeligt tilrettelagte processer. Vi orker ikke at bekæmpe disse kræfter, og stiller os i stedet tilfredse med at gøre vores bedste lige nu, lige her.
Dette er helt naturligt, men desværre det modsatte af, hvad der skal til for at skabe gode rammer for flow. Flowtænkning er end-to-end tænkning, og dermed uundgåeligt systemtænkning. Hvis vi skal forbedre flow, må vi derfor løfte blikket fra del til helhed. For det nytter ikke noget, at vi alle blindt gør vores bedste, hvis sammenhængen mellem vores bidrag er samspilsramt.
Men hvordan kan vi, almindelige dødelige, hamle op med vores organisationers til tider dæmonisk vilde ustyrlighed?
Start med at skabe synlighed
Det første skridt er at skabe klarhed over miséren, ved at skabe synlighed (transparens). I videnserhverv, der arbejder mest med immaterielle ting og komplekse opgaver, manifesterer dette sig typisk som en variant af ”opslagstavler med gule sedler”, der repræsenterer opgaverne og deres status.
Vi mærker en stigende interesse for at komme i gang med ”tavlestyring”, og ser det praktiseret mange steder med gode resultater. Når det går godt, gør synligheden det muligt for os at få øje på årsagerne til vildskaben, og gøre noget ved de af dem, vi kan påvirke. Over tid, og med lidt knofedt, kan det medvirke til, at vi får gydet tilstrækkelig olie på vandet til, at vi kan løfte blikket fra den daglige brandslukning i hvert vores hjørne.
Du kan høre mere om detaljerne i vores foredragsrække ”Klog på flow”. Her vil jeg blot nævne en af de største kilder til, at vi ser tavlestyringsinitiativer gå i sig selv igen: ”Værktøjstænkning” parret med ustrækkeligt ledelesmæssigt engagement og involvering.
Forbered jer på ”dårlige” nyheder
En af de klassiske vandrehistorier i flow verdenen er, at når procesguruen W. Edwards Deming blev inviteret til formøde om en konsulentopgave, skrev han altid til den ansvarlige leder ”if you can’t come, send no one”. Fordi han vidste, at uden lederens aktive medvirken løb det hurtig ud i sandet.
Alligevel ser vi ofte, at organisationer behandler transparensen som en simpel introduktion af et nyt redskab. Mens de forsømmer at etablere det ledelsesmæssige beredskab, der skal til for rent faktisk at bruge den nye indsigt til noget fornuftigt og bæredygtigt.
Dels fordi, det er nemt nok i teorien at sige ”bad news first”, men kan være rigtig svært i praksis at bevare roen og håndtere evt. uønskede indsigter på en hensigtsmæssig måde.
Dels, fordi mange af de udfordringer, den nyvunde gennemsigthed måtte blotlægge, rækker udover medarbejdernes indflydelse for alvor at gøre noget ved. De vil ofte kræve koordineret ledelseshandling. Og hvis medarbejderne ser lederne forsømme dette, mister de motivationen for at holde opgavetavlerne opdateret, som så gradvist bliver mindre og mindre pålidelige.
Vi har desværre set flere initiativer mislykkes af disse grunde.
Sæt værktøjet nederst på dagsordenen
For at få held med indførelse af tavlestyring og forbedring af flow, foreslår jeg derfor, at du og dine lederkollegaer først og fremmest søger svar på spørgsmål som:
Hvilke reelle, forretningsmæssige resultater ønsker vi at se som følge af at skabe bedre rammer for flow, og hvordan holder vi øje med, om vi realiserer dem?
Hvilke ledere skal deltage i at skabe bedre rammer for flow, og hvordan klæder vi dem på til at gå foran med involvering på deres respektive områder?
Hvordan kan vi gennem koordineret handling vise medarbejderne, at vi påskønner og tager nyvundne indsigter, udfordringer og erfaringer alvorligt?
Hvilke rutiner har vi brug for at etablere, så vi ikke alene kan reagere i tide, men være på forkant med at rydde forhindringer af vejen for flow, så medarbejderne oplever, at hjælpen kommer, når de kalder på den?
Det sidste spørgsmål, I skal stille - selvom det ikke er uvæsentligt - er: ”Hvilket (evt. digitalt) værktøj skal vi vælge?”.
Ulrik H. Gade
Jeg er på LinkedIn - du er velkommen til at stille spørgsmål og kommentere. Vil I vide mere? Se Klog på Flow workshops, foredrag og aktionslæringsforløb om flow-effektiv ledelse.